Die überörtliche Rechnungsprüfung der Jahresrechnungen 2012 bis 2015 und der Kasse durch den BKPV fand in der Zeit vom 01.06.2016 bis 22.09.2016 statt.
Der entsprechende Prüfbericht vom 28.12.2016 kann im RIS eingesehen werden. Im Folgenden wird zu den einzelnen Textziffern des Berichts Stellung genommen:
TZ 1: Bearbeitungsstand des Berichts vom 07.01.2013
TZ 4: Straßenentwässerungsanteil an den AGW
Der Straßenentwässerungsanteil wird seit 2016 mit 5 % angesetzt.
TZ6: Nichtigkeit der Beitragsteile der BGS-EWS und BGS-WASDie
BGS-WAS und BGS-EWS wurden in der Sitzung des Marktgemeinderates am 25.07.2017 neu erlassen.
TZ 3: Sonstige Hinweise zum IT-Betrieb
Die Textziffer wurde zur Stellungnahme an die AKDB München weitergegeben. Mit Schreiben vom 10.8.2017 wurde durch die AKDB mitgeteilt, dass das Finanzwesen nach den Vorschriften des bayerischen Datenschutzgesetzes freigegeben ist. Auf diese Freigabe dürften sich auch alle Kunden berufen. Eine eigene Prüfung durch den Markt Höchberg muss aus Sicht der AKDB nicht stattfinden. Auch sei das komplette Finanzwesen der AKDB gemäß § 37 KommHV von der AKDB freigegeben. Auch auf diese Freigabe dürfte sich der Markt Höchberg berufen, da er diese Verfahren einsetzt. Eine eigene Prüfung durch den Markt Höchberg oder sonstige Maßnahmen wie das Erstellen von Dienstanweisungen wären aus Sicht der AKDB nicht notwendig. Der Leiter des Geschäftsfeldes Finanzwesen Dezentral sicherte auch zu, zu dieser Prüfungsbemerkung direkt Kontakt mit dem Bayerischen Kommunalen Prüfungsverband aufzunehmen.
TZ 4: Konten nicht in den Büchern nachgewiesen
Mietkautionskonten werden mittlerweile von den Mietern eröffnet und durch Verpfändungserklärung an den Markt Höchberg verpfändet. Die restlichen Konten sind aufgelöst oder in die Bücher aufgenommen worden.
TZ 5: Einzelverfügungsberechtigungen über Konten des Marktes
Die Einzelverfügungsberechtigungen wurden bei allen Banken aktualisiert.
TZ 10: Änderung der Erschließungsbeitragssatzung
Nach dem Neuerlass von WAS, EWS, BGS-WAS und BGS-EWS im Juli 2017 werden momentan die Regelungen der Erschließungsbeitragssatzung überarbeitet. Aufgrund des Umfangs der notwendigen Änderungen wird hier ebenfalls ein kompletter Neuerlass in Erwägung gezogen. Die Beschlussfassung hierzu ist für das 1. Quartal 2018 geplant.
TZ 11: Satzung zu Kostenerstattungsbeiträgen ist zu erlassen
Momentan sind keine weiteren Neubaugebiete geplant. Aus diesem Grund wurde keine Satzung erlassen. Bei einer künftigen Neuausweisung von Bauland wird eine Zuordnung von Ausgleichsmaßnahmen auf Baugrundstücke im Bebauungsplan berücksichtigt und der Erlass einer Satzung zur Erhebung von Kostenerstattungsbeiträgen geprüft.
TZ 15 f: Ergänzung Ablösevereinbarung in BGS-WAS und BGS-EWS
Ablösevereinbarungen sind in den der neuen BGS-WAS und BGS-EWS enthalten.
TZ 2: Hinweise und Feststellungen im Rahmen der Kassenprüfung
a) Wird künftig beachtet. In der neuen Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen wurde eine Höchstgrenze des Barbestands der Marktkasse festgelegt.
b) Die Dienstanweisung für das Finanz- und Kassenwesen wurde neu erlassen.
c) Eine Trennung der Barkasse wäre völlig unpraktikabel, die Flexibilität im Bürgerbüro muss gewährleistet sein. Es sind seit Jahrzehnten keine Fehlbestände aufgetreten, die der Markt Höchberg ausgleichen musste.
d) Die beiden wenig genutzten Girokonten wurde bereits aufgelöst.
e) Die Kassenverwalterin und ihre Stellvertretung wurden vom Haupt-, Finanz- und Personalausschuss am 04.10.2016 offiziell bestellt.
TZ 3: Fehlende Anordnungen und Belege bei Integrationsbuchungen
Hier wurde bei der AKDB angefragt, eine praktikable Lösung zu finden, da hiervon mehrere Tausend Buchungen davon betroffen sind.
TZ 4: Der Vorrang der Sicherheit bei der Anlegung von Rücklagemitteln wäre zukünftig zu beachten
Bei der Anlage von Rücklagenmitteln wird dies künftig beachtet.
TZ 5: Neuerlass der BGS-EWS und BGS-WAS, Hinweise zum Satzungsrecht
Der Neuerlass der WAS, EWS, BGS-WAS und BGS-EWS wurde am 25.07.2017 vom Marktgemeinderat beschlossen.
TZ 6: Hinweise und Feststellungen zur Kalkulation der Wassergebühren
a) Wie bereits bei der letzten Kalkulation wird auch zukünftig ein Kalkulationszeitraum bestimmt.
b) Das Kostendeckungsgebot sowie das Wirtschaftlichkeitsgebot sind Verwaltung und Gemeinderat durchaus bewusst. Um die Bürger nicht übermäßig zu belasten wurde die Gebühr nur um 35 ct und nicht um 55 ct erhöht. Bei einer künftigen Erhöhung der Wassergebühr, sind wir bemüht diese kostendeckend zu halten.
c) Bisher wurden Unterdeckungen beim Markt Höchberg nicht ausgeglichen. Sollte dies künftig anders gehandhabt werden, können diese Unterdeckungen verzinst werden.
d) Künftig wird die Entwicklung der kalkulatorischen Kosten in der Gebührenkalkulation berücksichtigt.
TZ 7: Hinweise und Feststellungen zur Kalkulation der Abwassergebühren
a) Die Begründung zur Festsetzung der Abwassergebühr wird künftig entsprechend ausgeführt.
b) Der Beschluss über die Erhöhung der Abwassergebühren wurde 2013 am 22.10. gefasst, da die Kalkulation erst im Oktober fertiggestellt wurde. Eine organisatorische Umsetzung der Erhöhung zum 01.11.2013 war somit nicht mehr möglich. Aus diesem Grund wurde der 01.01.2014 für die Erhöhung gewählt. Bei der letzten Kalkulation 2016 wurde darauf geachtet, dass die Umsetzung zum 01.11. erfolgen kann. Dies wird auch künftig beachtet.
c) Die Kalkulation 2013 wurde ein Jahr zu spät durchgeführt. Bei der letzten Kalkulation wurde der Kalkulationszeitraum eingehalten. Dies wird auch künftig beachtet.
d) Seit dem Jahr 2016 wird der Straßenentwässerungsanteil nur noch mit 5 % angesetzt.
TZ 8: Verbesserungen bei der System- und Netzwerksicherheit
a) Sicherheit Serverraum nicht gegeben
Aufgrund der räumlichen Gegebenheiten steht im EG zurzeit kein anderer Lagerraum zur Verfügung. Die Verwaltung prüft Alternativen für die Lagerung von Verbrauchsmaterial und IT-Zubehör.
Eine Brandmeldeanlage ist für das ganze Rathaus geplant. Der Serverraum soll in das Rathauskonzept integriert werden.
b) Direkter Zugriff auf die OK.Wahl-Datenbank über Windows-
Authentifizierung möglich
Der Zugriff auf die OK-Wahl DB wurde bei der Installation durch die AKDB eingerichtet. Die Änderung wurde zwischenzeitlich durch ein von der AKDB bereitgestelltes Tool durchgeführt.
Der Zugang zu den anderen Datenbanken des SQL-Servers wurde überprüft. Hier sind bereits privilegierte DB-Benutzer angelegt.
Eine Sicherheitsüberprüfung der DB-Zugänge wird zukünftig als administrative Aufgabe wahrgenommen
c) Die Passwortrichtlinie im Active Directory sollte für alle Benutzerkonten gelten
Die erzwungene Umsetzung der Passwortrichtlinie ist nun auch auf den neueren ThinClients möglich und wurde für die betroffenen Benutzerkonten aktiviert. Die älteren, auf Linux basierenden ThinClients, werden Zug um Zug ausgetauscht.
d) Im Virenschutzprogramm war kein periodischer Komplettscan konfiguriert
Der zeitgesteuerte Virenscan auf den Rechnern mit persistenten Daten wurde bereits am 09.09.2016 aktiviert.
e) Anmerkungen zur Datensicherung
Die Konfiguration des NAS-Speichermediums wurde geprüft und gemäß den Empfehlungen des Backupsoftwareherstellers zum Schutz von Ransomware optimiert.
Die Server mit veränderlichen Daten werden zusätzlich jede Stunde auf ein weiteres Speichermedium, das per ISCSI an einen ESX-Host in der Bibliothek angeschlossen ist repliziert. Dieses Speichermedium ist nicht direkt über das LAN erreichbar.
Wir sehen deshalb die Online-Speichermedien nach momentanen Stand ausreichend gegen Schadsoftware geschützt.
Die Anschaffung eines speziellen Datentresors wird geprüft und in der Haushaltsberatung 2018 mit aufgenommen.
f) Die Kommunikation zwischen dem eigenen Mailserver und dem E-
Mailprovider sollte mit verschlüsselten Protokollen erfolgen
Die Kommunikation zwischen unserem internen E-Mailserver und dem ISP Fa. Rockenstein erfolgt über eine direkte LWL Verbindung. Da es sich hier um eine 1:1 Verbindung handelt ist eine Verschlüsslung nicht notwendig.
TZ 9: Maßnahmen zur Verbesserung der Kassensicherheit beim Einsatz finanzwirksamer Verfahren
a) Restriktive Rechtevergabe in finanzwirksamen Verfahren
Aufgrund der Umstellung des Finanzverfahrens Sachko auf OK.FIS und der damit verbundenen manuellen Administration aller Rechtevergaben im System, waren bis zum Zeitpunkt der Prüfung noch nicht allen Sachbearbeitern die korrekten Rechte zugewiesen. Dies wurde mittlerweile nachgeholt. Ebenso ist für alle Nutzer von Ok.FIS ein regelmäßiger Kennwortwechsel eingerichtet worden und inzwischen ausgeschiedene Nutzer wurden gelöscht.
b) Verwendung sicherer Signaturerstellungseinheiten
Die für die Signaturerstellung notwendigen Kartenlesegeräte konnten zum Zeitpunkt der Einführung von SFIRM in der VDI nicht verwendet werden. Im Zuge der Umstellung auf WIN 10 wird der zukünftige Einsatz von Smartcards getestet.
c) Outsourcing und Auftragsdatenverarbeitung – Anwendungsverfahren WIN-BIAP.net
Der Vertrag mit Datronic wird überprüft und angepasst.
d) Aufbewahrung elektronischer Kontoauszüge
Ein „unveränderbares Speichermedium“ steht zurzeit nicht zur Verfügung. Für 2018 ist die Einführung eines Archivsystems mit einem entsprechenden Speichermedium geplant.
e) Verbesserung der Kassensicherheit in den Zahlstellen notwendig
Eine regelmäßige Überprüfung des Soll / Ist Zustandes bei den Buchungen wird durchgeführt. Der Vorgang der Stornierung muss noch mit den betroffenen Fachbereichen geprüft und angepasst werden.
TZ 10: Hinweise zum Einsatz und zum Führen elektronischer Personalakten
a) Zugriff auf die Personalakten
Die Berechtigungsvergabe beim DMS wurde angepasst, so dass nur Mitarbeiter der Personalverwaltung Zugriff auf die betroffenen Dokumente haben.
b) Konzeptionelle Vorgaben zum allgemeinen Scan-Betrieb in Vorgangsbearbeitungssystemen (VBS) oder Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
Zur Zeit wird kein ersetzendes Scannen durchgeführt, die Originale bleiben erhalten. Im Zuge der Einführung eines Archivsystems wird der Scanbetrieb verbindlich geregelt.
c) Regelungen zur elektronischen Personalakte
Die Personalakten werden zurzeit nicht in elektronischer Form geführt. Lediglich digital erstellter Schriftwechsel wird im DMS gespeichert
TZ 11: Der Essensbezug wurde ohne Wettbewerb vergeben;
Verträge und sonstige Unterlagen liegen nicht vor
Das warme Mittagessen an den Höchberger Schulen wird von der Inklusion Catering GmbH (InCa) der Mainfränkischen Werkstätten bezogen. Bisher gab es keine schriftliche Vereinbarung mit der InCa über die Lieferung des Essens. Dies wurde mittlerweile nachgeholt.
Eine Ausschreibung der Essensvergabe soll nach Abschluss der Schulentwicklung durchgeführt werden, da während der Übergangszeit nicht absehbar ist, in welchem Umfang das warme Mittagessen für Schüler außerhalb des gebundenen Ganztageszugs aufgrund der Räumlichkeiten angeboten werden kann.
TZ 12: Während der Prüfung ergaben sich noch die folgenden Hinweise, die nur zusammengefasst dargestellt wurden:
a)
Die Hebesätze für die Grundsteuern A und B wurden in der Haushaltssatzung 2016 (wie in den Vorjahren) mit jeweils 300 % festgesetzt. Der Nivellierungshebesatz beträgt jeweils 310 %. Damit wird dem Markt Höchberg für die Berechnungen im Finanzausgleich eine Steuerkraft angerechnet, die aus den tatsächlichen Einnahmen nicht erreicht wird. Eine Überprüfung wird empfohlen. Bei einer Änderung des Hebesatzes wäre § 25 Abs. 3 GrStG zu beachten.
Der Hebesatz für die Grundsteuer A und B wurde zum 01.01.2017 auf 350% angehoben.
b) Die Dienstfahrt und Rabattverlustversicherung mit jährlichen Prämien in Höhe von 476,00 € besteht entgegen der Prüfungsfeststellung nicht für die ehrenamtlichen Marktgemeinderäte, sondern für alle Ehrenamtlichen, die im kommunalen Auftrag für den Markt Höchberg tätig sind wie z.B. der ehrenamtliche Bücherdienst der Bibliothek, Seniorenbeirat, Betreuer des Ferienspielplatzes etc.
Diese Versicherung ist weiterhin notwendig.
